Un portavoz en relaciones públicas es una de las personas responsables de garantizar que haya una comunicación clara y propicia entre la organización, los medios y el público. Los portavoces están allí para defender a las empresas en tiempos de crisis y generar confianza con el público.

Hay una serie de características que hacen a un gran portavoz, como tener la capacidad de responder con precaución, evaluar las opiniones de la audiencia durante una crisis y comprender que es como el embajador de la marca para la organización a la que sirve.

Por lo tanto, es vital como portavoz comprender la industria de tu organización y tu audiencia en general. ¿Por qué? Para que puedas diseñar una estrategia de comunicación que te guíe en la identificación y creación de un mensaje adecuado para cualquier circunstancia.

Aquí hay cuatro características que un portavoz necesita para mantenerse en la cima de su juego:

1. Tiene hambre de conocimiento

Aprender continuamente como portavoz es importante, ya que te ofrece la oportunidad de adquirir conocimiento de lo que está sucediendo, lo que está cambiando y cómo puedes comunicarte sobre los problemas de la industria con un enfoque en relaciones públicas.

El aprendizaje te ofrece la oportunidad de adaptarte mejor a cualquier cambio, como cambiar una organización a otra de una industria diferente. Esencialmente, la voluntad de aprender te equipa con la capacidad de adaptarte fácilmente.

Aquí hay algunas razones sobre por qué como portavoz deberías estar interesado en obtener conocimiento:

El aprendizaje te convierte en un mejor comunicador y así podrás evitar errores. Y, como resultado, ¡puedes entregar excelentes mensajes escritos y verbales!

2. Es capaz de pensar de manera realista

Ser portavoz de una marca es un desafío a veces, pero hay formas en que puedes hacer que sea más fácil enfrentar cualquier crisis inesperada.

Para prepararte para cualquier sorpresa en los medios, puedes armarte con estas tácticas:

  • Investiga cómo los periodistas hacen preguntas, especialmente durante las conferencias de prensa.
  • Establece una relación con portavoces más experimentados para aprender de ellos, ya que poseen un vasto conocimiento.
  • Escucha más y habla menos. Cuando te enfrentas a una crisis, recibes comentarios y preguntas; en tales casos, es más sabio relajarse, digerir y usar las preguntas y comentarios para adaptar tu respuesta. Si no tienes idea de lo que se te pide, sé honesto y explica que no comprendes o no conoces el tema.
  • Practica y practica un poco más. Recuerda, tu organización cuenta contigo para representarlos y, sobre todo, mantener el fuerte en tiempos de crisis. Dado que se mantendrá en contacto con profesionales de los medios, debes practicar con un colega o asesor para capacitarte para responder las preguntas frecuentes.

Las preguntas y comentarios improvisados ​​son la llamada del día para cualquier portavoz, por lo que es vital siempre tratar de mantener la calma, comprender la pregunta, hacer una pausa antes de responder y mantener el control.

3. Siempre se esfuerza por captar la atención del público.

Cuando representas a tu organización en presencia de los medios, debes ser claro, concreto y directo al grano.

Recuerda, la atención es una moneda valiosa, y si puedes persuadir a tu audiencia para que preste atención, te encuentras en una zona donde puedes entregar tu mensaje con éxito. Todo se reduce a tener un tono persuasivo.

Aquí hay algunas técnicas que pueden ayudarte a pronunciar tu discurso con éxito:

  • Crea un ambiente de contención mediante el uso de un lenguaje que resuene con tu audiencia y que se comunique de una manera que lo entiendan.
  • Si estás abordando problemas de un tema delicado, usa un tono que sea empático: permítete sentir lo que siente la parte afectada.
  • Ten confianza y pasión por tu tema; corresponde energía positiva con la audiencia.
  • Respalda tus reclamos con evidencia; ayuda a intensificar tu razonamiento.
  • Utiliza un lenguaje inclusivo, como nosotros, nos y nuestro. Esto facilitará persuadir a la audiencia para que esté de tu lado.

4. Es humilde

Como portavoz, debes permanecer humilde. La falta de humildad hace más daño que bien. Cuando eres humilde, las personas pueden acercarte a ti para tratar los aspectos positivos y negativos de la organización que representas.

Por ejemplo, si estás informando a un grupo de periodistas en una conferencia de prensa, se sentirán más cómodos al hacerte preguntas sin preocuparse por la mala actitud. Cuando eres humilde, puedes construir una relación con profesionales de los medios que está vinculada con el respeto mutuo.

Un portavoz siempre debe estar listo para hablar y defenderse en asuntos de cualquier crisis, y ser hábil para enfrentar los rumores que pueden afectar la reputación de la organización en general.

Fuente: Phala, Nakedi. “Four qualities of an effective PR spokesperson”. Media Update
https://www.mediaupdate.co.za/publicity/148234/four-qualities-of-an-effective-pr-spokesperson